Les suffixes OK, OK OK, final, final final, etc… pour différencier les versions d’un fichier ne sont pas très pratiques et ne donnent pas une image très professionnelle.
Il y a plusieurs manières de faire mieux. Voici trois propositions.
Garder toujours le même nom
Ex: Calendrier printemps.pdf
On peut inclure un numéro de version ou une date (et s’assurer qu’elle est mise à jour) dans le document. Avec des macros, on peut par exemple insérer automatiquement la date courante dans le pied de page.
Si quelqu’un veut garder une ancienne version (principalement l’auteur), il est possible de renommer l’ancienne version avec un suffixe.
Exemples:
- Calendrier printemps sauvegarde 01.pdf
- Calendrier printemps bkp 01.pdf
La plupart des destinataires se contenteront de remplacer le fichier en écrasant l’ancienne version, c’est très simple pour eux et ils ont toujours le document à jour.
C’est la version que je préfère. Elle offre l’avantage de ne pas casser les liens vers le document. Si le document est est mis à jour dans un drive ou un dropbox, les liens de partage restent valables.
Utiliser un suffixe numérique
Ex: Calendrier printemps v1.pdf
Il suffit d’incrémenter le numéro de version. L’astuce de la date automatique dans le document reste pertinente.
Pratique pour qui veut distinguer ou garder toutes les version, mais casse les liens de parage.
A noter que si on prévoit plus que 9 versions, il faut la peine de numéroter avec un zéro, ainsi 99 fichiers triés par ordre alphabétique seront dans le bon ordre.
Utiliser un suffixe avec une date
Ex: Calendrier printemps v2023-01-23.pdf
Dans ce cas, il faut indiquer la date en commençant par l’année, suivie du mois, puis le jour. Sinon c’est impossible de trier et plus compliqué de s’y retrouver lorsqu’il y a plus que quelques fichiers. Pour éviter toute confusion, utiliser des tirets comme séparateurs, c’est d’ailleurs défini par le standard ISO-8601.
Casse les liens de partage, mais on voit tout de suite la date de fichier.
Conclusion
Nous avons vu trois moyens de nommer les différentes version d’un fichier. A chacun de faire le choix qui lui semble le plus pertinent ou d’inventer d’autres solutions en fonction de la situation, l’important étant d’avoir une certaine cohérence et de ne pas passer à côté des avantages d’une bonne méthode.